Ведение документооборота предполагает не только единые правила документирования и оформления документов, но и единый порядок организации движения документов. Чем эффективнее, актуальнее и слаженнее система документооборота проекта, тем выше эффективность управленческой деятельности в компании.
Из всех методов совершенствования документооборота, прежде всего стоит выделить те, которые наилучшим образом его оптимизируют. Одни из них — это совершенствование технологии и сокращение объема документооборота проекта.
Выделяют ряд мероприятий для сокращения объема документооборота, среди которых:
• разработка регламентов документооборота;
• сокращение количества внутренних документов путем разработки и внедрения унифицированных систем документации;
• разработка и внедрение системы электронного документооборота (СЭД);
• использованием без документных связей.
Перед тем как внедрить СЭД, мы детально ознакомились с ней и подробно изучили ее, а также разобрались, как управлять данной системой. Итак, данная система основывается на четырех основополагающих: автоматизация рабочих мест службы ДОУ (Документационное обеспечение управления), электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива. Созданию и внедрению любой системы ДОУ, и, в первую очередь, автоматизированной, обязательно предшествует обследование организации и существующих технологий ДОУ.
1 этап
На первом этапе, мы провели предварительное обследование существующего документооборота для того, чтобы выявить цели и задачи организации, ее структуру, нормативную, деловую и политическую среду, критические факторы и недостатки, связанные с управлением документами.
Для сопоставления факторов внешнего окружения с сильными и слабыми сторонами нашей компании мы использовали SWOT- анализ. Для анализа дальнего окружения мы предложили применить PEST-анализ. Целью использования PEST-анализа окружения является прогнозирование изменения существенных факторов внешней среды, которые могут оказать реальное влияние на деятельность компании в перспективе. В зависимости от того какие факторы будут улучшаться, а какие ухудшаться предприятию следует разработать свою стратегию и по возможности нейтрализовать влияние нежелательных факторов.
Использование анализа пяти сил Портера помогло нам идентифицировать благоприятные возможности и опасности, с которыми может столкнуться компания в отрасли. М. Портер предложил модель, которая аргументирована тем, что чем выше давление выделенных сил (поставщиков, конкурентов, потребителей, товаров-заменителей, конкуренции внутри отрасли), тем меньше у компании возможности увеличить прибыль.
Для выявления сильных и слабых сторон мы применили анализ цепочки создания ценностей. Проведение данного анализа дало нам представление о стратегически связанных видах деятельности компании и позволило проследить процесс создания стоимости. В цепочке ценностей деятельность предприятия подразделяется на два типа: основная – связанная с производством товара, услуг компании; вспомогательная – обеспечивающая основные процессы (бухучет, финансы и т.д.), управление персоналом и материально-техническое обеспечение. Каждый из видов деятельности может способствовать снижению затрат и созданию базы для дифференциации наших услуг.
2 этап
На втором этапе мы обратились к методу «наблюдения» и «статистическому» методу.
Метод наблюдения заключается в фиксировании происходящих процессов делопроизводства и сложившихся условий труда и используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, состояний архива.
Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при наблюдении.
На основе полученных результатов впоследствии мы изучили состав и очередность операций, метод обработки документов, выявили ошибки, которые допускались при ведении делопроизводства. В результате данных наблюдений мы построили модели текущего состояния процессов делопроизводства.
3 этап
На третьем этапе мы сформулировали основные принципы процесса делопроизводства — регламент. На основе полученных результатов в виде сформулированных рекомендаций по улучшениям, мы создали схему процесса делопроизводства в целевом виде и сопутствующий для постановки процессов комплект документов (разграничение зон ответственности). Благодаря созданию регламента, работа всех сотрудников стала более четкой и понятной. Каждый процесс получил определенные цели, последовательность ключевых действий и планируемый результат, что закреплено во внутренней документации и подлежит контролю. Также, снизилась зависимость компании от сотрудников, поскольку работа строится не на личных компетенциях работников, а основана на отлаженном и документированном процессе.
4 этап
И на четвертом этапе мы внедрили новый процесс делопроизводства, а именно:
• разработали календарный план внедрения предлагаемых изменений, с назначением ответственных;
• провели анализ рисков, сопутствующих внедрению изменений, особо уделяя внимание рискам сопротивления изменениям, характерным для организационных проектов;
• оценили ожидаемое влияние предложенного на ослабление выявленных проблем, а также оценили экономическую привлекательность инновации.
Внедрение электронной системы документооборота позволило сотрудникам компании планировать и распределять свое рабочее время более рационально, освобождая его для решения других важных задач. Теперь, каждый руководитель проекта может видеть весь список документов, поступивших к нему на согласование или на проверку, система в данной ситуации выступает в качестве помощника, который напоминает о том, что требуется сделать. Обработка документов на бумажных носителях значительно минимизировалась. Благодаря внедрению регламента исчезла такая проблема, как потеря документов проекта. Значительно ускорилась работа сотрудников компании. Они быстрее реагируют на запросы заказчиков, согласовывают договора, быстрее оформляют сделки, соблюдают графики оплат. Также сократились затраты на сопровождение сделок. Отношения с давними и новыми поставщиками укрепились за счет своевременного и четкого исполнения обязательств.
